De Paraatheid van Processen

Stel je het volgende eens voor:

Je komt maandagochtend op de zaak, je hunkert naar een kop koffie, je loopt naar de automaat, maakt je keuze, drukt op start en op precies datzelfde moment stopt een Formule 1 bolide naast de koffieautomaat voor een pitstop. In een tijdsbestek van slechts twee seconden wordt de bolide gelift, 4 banden gaan eraf, 4 nieuwe banden komen erop, de bolide wordt terug op de grond gezet, vrijgegeven voor vertrek en weer terug naar de race. Uitgevoerd met de precisie van een Zwitsers uurwerk door een feilloos samenspel van 18 professionals die elkaar op zes vierkante meter nog geen millimeter voor de voeten lopen. Dat is geen toeval. Naast de procestechnische organisatie van de pitstop, is het ook een kwestie van de wil om te winnen, continu verfijnen en oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Niet totdat het goed gaat, maar net zo lang totdat het niet meer fout gaat.

De laatste druppel koffie is ondertussen nog steeds niet in je bekertje gevallen. De eerste druppel waarschijnlijk ook nog niet. Een gek idee eigenlijk dat tijdens het tappen van een bekertje koffie waarschijnlijk zo’n 10 pitstops kunnen worden voltooid.

Best wel een prestatie van formaat. Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen mensen en naar aanleiding van het pitstopvoorbeeld zou ik je de vraag willen stellen: Wat maakt samen dingen doen nu tot zo’n krachtige exercitie? Grote kans dat je in no-time een stuk of twintig slaagfactoren weet te benoemen. Om je enigszins op weg te helpen: Teamwork, vakmanschap, afspraken, procedures, vertrouwen, communicatie, beschikbare resources, ….

Altijd een combinatie van zingeving (waar je het voor doet), zakelijkheid (effectief en efficient) en bezieling (want mensen maken het verschil).

Wat is nu business process management?

Alle factoren tezamen die zo’n pitstop succesvol maken. Terecht kun je stellen dat een pitstop niet tot de corebusiness behoort van de meeste bedrijven. Toch wordt het een stuk duidelijker als je de pitstop terugbrengt tot de essentie: Er komt een bolide binnen voor een pitstop en dan? Hoe ben je voorbereid? Daar draait het om. Er komt iemand binnen op de spoedeisende hulp, je ontvangt een aanvraag voor een offerte, er komt een klacht binnen, je krijgt iets ter besluitvorming voorgelegd, of welke willekeurige situatie dan ook in jouw organisatie. Het zijn in wezen allemaal pitstopjes. Hoe ben je voorbereid, welke actie moet volgen en wat is er voor nodig om het tot een goed einde of naar de volgende schakel in de procesketen te brengen? We noemen het niet voor niets een procesflow (of soms: workflow). Want als je niet voorbereid bent, kom je per definitie minimaal een stap te laat.

Ook de volgende metafoor is van toepassing: De coureur die kan vertrouwen op zijn pitstopteam beleeft een ’rustmoment’ van maximaal 2 seconden in een hectische race. De coureur die in mindere mate op zijn team kan vertrouwen, beleeft een stresspiek van minimaal twee seconden. En die mindset maakt een wereld van verschil. Dat geldt ook voor procesmanagement: Je hebt pas echt grip als je met vertrouwen kunt loslaten. Vandaar de titel van deze blog: De paraatheid van de processen.

Van basis op orde naar meer OrganisatieKracht

Deze paraatheid is dus eigenlijk de basis op orde van de processen. Van hieruit ontstaat ruimte voor doorontwikkeling van de processen om jouwe OrganisatieKracht positief te beïnvloeden. Want waar de organisatie voor staat komt in het proces samen. Een proces is daarmee een vertaling van de visie, missie, strategie en bijbehorende doelen. Maar ook van de identiteit van de organisatie, de kernwaarden en de gewenste cultuur. Een proces kan niet zonder vakmanschap en toewijding, maar ook niet zonder data, zonder meten = weten als basis voor optimalisatie. Processen verbinden teams, afdelingen en units. Maar vereisen ook co-creatie en zelforganisatie om wendbaar te kunnen zijn. En proces en ICT zijn al helemaal niet meer los te zien van elkaar. We nemen je mee in deze scope zodat elk proces een stukje micro-organisatie is dat uitvoerbaar, meetbaar, stuurbaar, beheersbaar en transparant is.

Dus Business Proces Management = feitelijk Business (waarde) + Proces (voortbrengen) + Management (Sturen & Beheersen).

Business Process Management

Ooit was de pitstop een vertragend kwaad tijdens de race, tegenwoordig is het uitgegroeid tot een strategisch/tactisch momentum om de race positief te beïnvloeden. Alle raceteams in de Formule 1 zijn in staat om de pitstop zo rond de 2 seconden uit te voeren. Het is simpelweg geen optie niet hiertoe in staat te zijn. Want minimaal een stap te laten te komen in een omgeving die om snelheid draait, leidt tot achterstand.

Lang verhaal kort: Processen zijn onmisbaar als bij het bouwen spierbundels voor OrganisatieKracht.